З розвитком інформаційних технологій перед архівною галуззю постала проблема достосування своїх методів та принципів збереження документної інформації до вимог часу. Саме тому, в 2003 році Міжнародна конференція Круглого столу архівів у Марселі обрала собі за гасло – “Архіви – серце суспільства”. І дійсно, адже потужний культурологічний, науковий, інтелектуальний потенціал архівної галузі є однією з основних складових інформаційних ресурсів будь-якої держави.
Колосальні масштаби Національного архівного фонду України стають виразнішими через такі параметри: близько 200 тис. архівних фондів, понад 50 млн. одиниць зберігання, тобто архівних справ, орієнтовно – від 500 млн. до 1 млрд. документів (масив у 5–10 млрд. аркушів) зберігаються у 680-ти державних архівних установах. Концентрована пам’ять держави і нації за вісім століть писемної історії України (найдавніші документи державних архівів датуються ХІІ–ХІІІ ст.) у лінійному вимірі являє собою понад 800 км стелажних полиць. Водночас – це живий інформаційний масив, що не лише постійно зростає й формується (кожні два роки на державне зберігання надходить до 1,5 млн. документів – це стільки, скільки їх було зібрано за всю історію в архіві будь-якої області), але й інтенсивно використовуються. Щороку архіви України виконують понад 300 тис. запитів, приймають 12 тис. дослідників у читальних залах.
Подібний колосальний масив інформації є причиною появи двох основних проблем. В першу чергу, це проблема користування з даної інформації. На основі проведення щорічних моніторингів інформаційної складової архівної галузі можна відзначити, що тут основну проблему складають питання осучаснення обладнання читальних залів, оснащення їх новою копіювальною технікою, зниження розцінок на виготовлення копій документів, а найголовніше – рішучих кроків у сфері використання архівної інформації, надання можливості отримати у читальному залі безпосередній доступ не лише до баз даних на документи даного архіву, але й до всієї інформаційної системи, якою є Національний архівний фонд України (Див. щорічний звіт Державного комітету архівів України).
Безпосередньо з першою проблемою пов’язана й наступна, а саме створення страхового фонду та фонду використання. Дана нагальна й коштовна для українських архівів проблема мала б дістати загальнодержавну підтримку, але реалії зовсім іншими. На сьогодення, середній відсоток документів, на які створено страховий фонд, складає по галузі лише 2,5% і демонструє негативну динаміку — загальна кількість документів у державних архівних сховищах щороку зростає за рахунок нових надходжень, а створення страхового фонду фактично припинилося ще на початку 1990-х років у зв’язку з відсутністю державного фінансування.
Якщо логіка створення страхового фонду більш-менш зрозуміла, то наявність фонду використання часом викликає запитання, хоча, реально застосування новітніх інформаційних технологій, дозволяє архіву обмежувати видачу оригіналів до читального залу та співробітникам, що позитивно впливає на їхній стан збереження та загалом знижує ризики втрат (Див.доповідь К.А.Вислобокова).
Більш того, якщо говорити про фонд використання в електронному вигляді, то це економія площ для зберігання, працезатрат і часу, пов’язаних з прийняттям замовлень та видачею. І хоча дискусії щодо собівартості виготовлення та зберігання, термінів зберігання та інших проблем тривають, можна зазначити, що лише практика впровадження технологій, за якими майбутнє інформаційного суспільства, дасть реальні відповіді на ці та багато інших питань.