Становлення України як правової демократичної держави вимагає від державної служби, особливо на перехідному етапі адміністративного реформування, дієвості, гнучкості і динамізму. Одним із найважливіших чинників, який має забезпечити ці вимоги, є впровадження в сферу державної служби інформаційних технологій, спроможних змінити характер роботи державного службовця, посиливши її аналітичну складову в процесі прийняття рішень з управління та регулювання в державному управлінні.
Очікувані від впровадження інформаційних технологій результати можна розділити на два класи - стратегічні і тактичні.
Тактичні результати пов'язані в основному із скороченням витрат. Їх досить легко визначити і виміряти. Оцінювані в грошовому вимірі переваги можуть бути розраховані на основі підрахунку того, скільки можна забрати фізичних шаф для зберігання документів, скільки площ звільнити, наскільки можна скоротити штат (чи, принаймні, уникнути його росту), скільки часу заощадять організації і громадяни, які взаємодіють з органами влади тощо.
Очікувані стратегічні результати – це поліпшення якості прийнятих рішень, підвищення довіри громадян до влади, істотне зниження прямих і непрямих суспільних витрат на утримання органів влади.
Підвищення ефективності взаємодії райдержадміністрації з громадянами і бізнесом
Повсюдно використовувана в даний час «паперова» технологія роботи з громадянами і підприємствами веде до величезної кількості непродуктивних витрат часу і ресурсів як для громадян і суб'єктів господарювання, так і для державних органів.
Використання інформаційно-комунікаційних технологій дозволяє істотно розширити канали взаємодії РДА і її громадян, підвищити якість цієї взаємодії і сприяти тим самим зміцненню громадянського суспільства, побудованого на взаєморозумінні, врахуванні інтересів кожного і прагненню до загальних конструктивних цілей.
Пошук і одержання інформації. Зручне представлення в мережі Інтернет повної, точної і актуальної інформації про органи державної влади дозволяє істотно спростити процес пошуку необхідної інформації, заощаджувати час чиновників, змушених відповідати на запитання, а також зменшити кількість помилок.
Взаємодія громадян і організацій з органом державної влади. Дана функція забезпечується набором сервісів, що дозволяють громадянам і організаціям запитувати і одержувати по Інтернету необхідні довідки або дозволи і передавати в органи державного управління передбачену законом звітність. Крім того, повинна існувати можливість відстеження стану запитів.
Принцип «єдиного вікна» передбачає наявність однієї точки входу для взаємодії з органами влади всіх рівнів. Для цього необхідна система, що дозволяє автоматично направляти запити і звітність в уповноважені органи державної влади і тим самим розглядати державу як єдиного «провайдера» послуг для громадян і бізнесу.
Ефективність взаємодії між органами влади
Прийнятий у даний час обмін паперовими документами між органами державної влади і місцевого самоврядування є надзвичайно повільним і тягне за собою значні витрати ресурсів на функціонування кур'єрських і поштових служб, експедицій і канцелярії, змушеної реєструвати вхідні і відправляти вихідні документи.
У випадку функціонування в організації автоматизованої системи до цього ще додається введення інформації про документ і сканування тексту для включення його до бази документів системи.
Найчастіше відсутня можливість контролю з боку відправника за процесом одержання і реєстрації документів приймаючою стороною.
Ця ситуація ввижається ще більш неприродною, якщо врахувати, що вихідний документ також готується в автоматизованій системі, а текст існує у вигляді файлу і спеціально роздруковується для відправлення в інші організації.
Виходом з цієї ситуації є створення системи обміну електронними документами між організаціями. Створення такої системи дозволить забезпечити:
- радикальне прискорення доставки документів;
- гарантію доставки;
- доставку «під розпис» - оповіщення відправника про одержання і реєстрацію документа одержувачем;
- зниження витрат.
В райдержадміністрації вже експлуатується інтегрована паперово-електронна технологія, у якій документ пересилається відділам та управлінням в електронному вигляді, реєструється, і саме з електронною копією йде робота, а паперова копія передається звичайним шляхом.
Введення законодавства, що забезпечує юридичну значимість електронного цифрового підпису, відкриває можливість створення систем обміну електронними документами, які не потребують дублювання електронних документів паперовими і дозволяють тим самим значно знизити витрати органів влади і управління.
На шляху розробки таких систем є об'єктивні труднощі:
- відсутність будь-яких систем автоматизації документообігу в цілому ряді організацій;
- розмаїтість систем і форматів, використовуваних у різних організаціях;
- необхідність надійної автентифікації відправників/одержувачів;
- захист інформації від зміни в процесі доставки;
- необхідність захисту конфіденційної інформації.
Сучасні програмні засоби, розроблені корпорацією Microsoft та її партнерами, дозволяють успішно вирішувати всі ці проблеми. І сьогодні розробка і впровадження систем, які автоматизують обмін електронними документами між організаціями, є абсолютно реальною задачею.
Експлуатація цих систем можлива й організаціями, які не мають автоматизованої системи документообігу. Вони можуть приймати і передавати документи за допомогою засобів обміну електронною поштою, доповнених засобами роботи з формами, електронним цифровим підписом (ЕЦП) і засобами захисту інформації. Найбільшу користь і помітне зниження трудомісткості одержать організації, в яких документообіг цілком автоматизований.
Ефективність роботи окремих органів влади
Основний зміст роботи більшості органів державної влади – це вироблення управлінських рішень, що протікає у формі роботи з документами. Тому ефективність здійснення ними своїх функцій у значній мірі визначається системою роботи з документами, прийнятою в організації.
У районних відомствах скрізь використовується традиційна українська система діловодства. Ця система, заснована на централізованому контролі документів на всіх стадіях їх виконання, має ряд важливих переваг. Однак при великих обсягах оброблюваних документів все одно виникають проблеми, яких неможливо уникнути при роботі з паперовими документами:
- тривалі процедури передачі документів всередині організації;
- можливість втрати інформації про місцезнаходження документів;
- відсутність ефективного контролю як за роботою окремих чиновників, так і за діяльністю організації в цілому з боку вищестоящих органів і суспільства;
- високі витрати на інфраструктуру збереження і руху паперових документів;
- висока трудомісткість рутинних операцій у діяльності чиновників і брак часу на підготовку якісних рішень.
Найчастіше ці проблеми призводять до невиправдано затягнутих строків розгляду питань, неефективності роботи і поганої керованості організації.
Існує два можливих підходи до застосування інформаційних технологій для розв'язання цієї проблеми:
- підвищення ефективності існуючих процедур роботи з документами (автоматизація діловодства);
- перехід до електронного документообігу.
Автоматизація діловодства базується на тому, що при реєстрації паперового документа він цілком або частково переводиться в електронну форму, і подальша робота ведеться в основному з електронними реєстраційними картками і представленнями документів.
Впровадження такої технології дозволяє:
- прискорити рух документів по організації;
- гарантувати своєчасний розгляд документів;
- забезпечити ефективний контроль виконання документів і прийняття управлінських рішень;
- підвищити ефективність роботи як окремих чиновників, так і організації в цілому;
- знизити витрати на розмноження, передачу і збереження безлічі копій паперових документів;
- при прийнятті рішень підвищити їхню обґрунтованість і якість за рахунок надання виконавцю максимально повної документаційної бази.
При такому підході з'являються додаткові витрати в процесі реєстрації документа. Втім, їх можна уникнути, якщо значну частину документів організація буде отримувати в електронному вигляді.
Ідея електронного документообігу полягає в тому, що для документів взагалі не створюються паперові версії. Це дозволить значно підвищити ефективність і знизити витрати в порівнянні із змішаним документообігом.
Необхідно мати на увазі, що перехід на чисто електронний документообіг і діловодство (ЕДД) вимагатиме значного часу. Але впровадження систем автоматизованого діловодства вже зараз створює гарні технологічні передумови для переходу до електронного документообігу, тому що в таких організаціях співробітники поступово відвикають мати справу з паперами (обіг паперів замикається на канцелярії, архіві та експедиції), і в них зникає технологічна необхідність.
Для деяких видів документів (наприклад, внутрішніх) електронний документообіг можливий вже зараз. Він також можливий для всіх проектів документів на стадії їх розробки та погодження.
Рішення, які постачаються корпорацією Microsoft та її партнерами, дозволяють ефективно автоматизувати традиційні процеси діловодства органів державної влади і забезпечують можливість поступового переходу до електронного документообігу.
Важливість впровадження таких систем визначається не тільки задачею підвищення ефективності роботи окремих органів влади. Як випливає з попередніх розділів, без ефективно функціонуючих внутрішньовідомчих систем роботи з документами неможлива ані автоматизація міжвідомчого обміну документами, ані побудова порталів для взаємодії з громадянами і суб'єктами господарювання.