При комп'ютерному наборі тексту необхідно дотримуватись певних правил. Це дозволить отримати тексти, близькі по оформленню до оригінал-макетів, використовуваним при виданні книг. Крім того, правильно оформлені і структуровані тексти легше перенести з однієї платформи на іншу (в іншіу операційніу систему або опублікувати в глобальній мережі Internet.
Загальні правила оформлення тексту
Крапка в кінці заголовка і підзаголовках, вимкнених окремим рядком, не ставиться. Якщо заголовок складається з декількох пропозицій, то крапка не ставиться після останнього з них. Порядковий номер всіх видів заголовків, що набирається в одному рядку з текстом, повинен бути відділений прогалиною незалежно від того, чи є після номера крапка.
Крапка не ставиться в кінці підпису ілюстрації, у заголовку таблиці і всередині неї. При відділенні десяткових часток від цілих чисел краще ставити кому (0,17), а не крапку (0.17).
Перед знаком пунктуації пробіл не ставиться (виняток становлять парні знаки, наприклад, дужки, лапки). Після розділового знака пробіл обов'язковий (якщо цей знак не в кінці абзацу). Тире виділяється пробілами з двох сторін. Дефіс пробілами не виділяється.
Числівники порядкові і кількісні виражаються в простому тексті словами (зазвичай, однозначні при наявності скорочених найменувань), цифрами (багатозначні і за наявності скорочених позначень) і змішаним способом (після десятків тисяч часто застосовуються вирази типу 25 тис.), Числівники в непрямих відмінках набирають з так званими приростами (6-го). У наборі зустрічаються арабські і римські цифри.
Індекси і показники між собою і від попередніх і наступних елементів набору не повинні бути розділені пробілом (Н2О, м3/с)
Не можна набирати в різних рядках прізвища та ініціали, що до них відносяться, а також відокремлювати один ініціал від іншого.
Не слід залишати наприкінці рядка прийменники й союзи (з однієї-трьох літер), з яких починають речення, а також однобуквені сполучники та прийменники в середині речень.
Останній рядок в абзаці не повинен бути занадто коротким. Треба намагатися уникати залишення в рядку або перенесення двох букв. Текст кінцевих рядків повинен бути в 1,5-2 рази більше розміру абзацного відступу, тобто містити не менше 5-7 букв. Якщо цього не виходить, необхідно увігнати залишок тексту в попередні рядки або вигнати з них частину тексту. Це правило не відноситься до кінцевих рядків в математичних текстах, коли текст може бути зовсім коротким, наприклад "і", "або" і т.п.
Знаки відсотка (%) застосовують тільки з числами, що відносяться до них, від яких вони не відокремлюються.
Знаки градуси (°), хвилини ('), секунди (' ') від попередніх чисел не повинні бути відокремлені пробілом, а від подальших чисел повинні бути відокремлені пробілом (15° 15').
Формули в текстових рядках набору науково-технічних текстів повинні бути відокремлені від тексту на пробіл або на подвійну прогалину. Формули, що слідують в текстовому рядку одна за одною, повинні бути відокремлені одна від одної подвоєними пробілами.
Знаки номера (№) і параграфа (§) застосовують тільки з числами, що відносяться до них і відділяються пробілом від них і від решти тексту з двох сторін. Здвоєні знаки набираються впритул один до одного. Якщо до знаку відноситься кілька чисел, то між собою вони відокремлюються пробілами. Не можна в різних рядках набирати знаки і цифри, що відносяться до них.
Розрізняють такі види скорочень: буквена абревіатура - скорочене слово, складене з перших букв слів, що входять в повну назву (СРСР, НДР, АРК, вуз); складноскорочені слова, складені з частин скорочених слів (колгосп) або усічених і повних слів (Київрада), і графічні скорочення за початковими літерами (р. - рік), по частинах слів (див. - дивись), за характерними буквах (млрд - мільярд ), а також за початковими і кінцевими буквах (ф-ка - фабрика). Крім того, в текстах застосовують буквені позначення одиниць фізичних величин. Усі буквені абревіатури набирають прямим шрифтом без крапок і без розбивки між буквами, складноскорочені слова і графічні скорочення набирають як звичайний текст. У виділених шрифтами текстах всі ці скорочення набирають тим же видільним шрифтом.
Специфічні вимоги при комп'ютерному наборі тексту
При наборі тексту одного абзацу клавіша «Enter» натискається тільки в кінці цього абзацу.
Між словами потрібно ставити рівно один пробіл. Рівномірний розподіл слів у рядку текстовим процесором виконується автоматично. Абзацний відступ (червону рядок) встановлювати за допомогою пробілів заборонено; для цього використовуються можливості текстового процесора (наприклад, можна використовувати бігунки на горизонтальній смузі прокрутки або табулятор).
Знак нерозривний пробіл (Вставка → Символ, вкладка Спеціальні знаки або комбінація клавіш CTRL + SHIFT + пробіл) перешкоджає символам, між якими він поставлений, розташовуватися на різних рядках, і зберігається фіксованим при будь-якому вирівнюванні абзацу (не може збільшуватися, на відміну від звичайного пробілу).
Виділенням називають особливе оформлення окремих слів або частин тексту, яке підкреслює їх значення. Всі види виділень ділять на три групи:
шрифтові виділення, виконувані шляхом заміни характеру або накреслення шрифту, - набір курсивом, напівжирним, жирним, напівжирним курсивом, прописними або капітельні буквами, шрифтами іншого кегля або навіть іншої гарнітури;
нешрифтові виділення, виконувані шляхом зміни відстаней між буквами (набір врозрядку) або між рядками набору (додаткові відбивки окремих рядків), зміни формату набору (набір «в червоний рядок», набір з одно- або двосторонніми втяжками), підкреслення тексту тонкими або напівжирними лінійками чи укладення окремих частин тексту в рамки і т. п .;
комбіновані виділення, виконувані одночасно двома способами, наприклад, набір напівжирним врозрядку, набір напівжирним шрифтом збільшеного кегля з вимкненням в «червону рядок» і додатковими Відбиття, набір курсивом з укладенням тексту в рамку і т. п. Шрифтові виділення (курсивом, напівжирним, жирним ) повинні бути виконані шрифтами тієї ж гарнітури і кегля, що й основний текст. Розділові знаки, наступні за виділеної частиною тексту, повинні бути набрані шрифтом основного тексту.
У текстовому наборі абзацні відступи повинні бути строго однаковими у всьому документі, незалежно від кегля набору окремих частин тексту.
Знак тире, або довге тире, може бути набрано за допомогою одночасного натискання комбінації клавіш CTRL + SHIFT + сірий мінус (сірий мінус розташовується на цифровій клавіатурі, праворуч) або Вставка → Символ, вкладка Спеціальні знаки.